השקעה בעובדי הארגון והחברה היא אחד מהמרכיבים החשובים והמתגמלים בעידן של ימנו, הן בהיבט של השקעה בפרט והן באמצעות השקעה בכלל, דרך הענקת כלים והכשרות לפיתוח אישי וללמידה. אחד מאותם כלים מובילים להשקעה ופיתוח עובדים, הוא הפקה של ימי עיון חווייתיים ועשירים בתוכן, כחלק מן התרבות הארגונית. כיצד תוכלו לארגן אירוע שכזה באופן נכון ומוצלח? ננסה לעשות סדר בנושא.
בעוד שבעבר ימי עיון נתפסו כימי לימוד "מחייבים" העוסקים בתכנים מקצועיים בלבד, יותר ויותר ארגונים מבינים כיום כי חשיבה ותכנון מחוץ לקופסא יסייעו בהפקת ימי עיון חווייתיים, שוברי שגרה ומרעננים המשלבים בין הטמעת ידע, מיומנויות וכלים אישיים להעשרה וחיזוק הקשר בין העובד לארגון. על מנת להשיג את האפקט הרצוי ולעמוד ביעדים ובמטרות לשמן נועד האירוע, חשוב להקפיד על תכנון מוקדם, להשקיע בכל פרט ופרט ולספק לעובדים את התחושה שהיום כולו תוכנן ומיועד קודם כל עבורם. לשם כך, ריכזנו עבורכם כאן מספר טיפים והמלצות חשובות לארגון ותכנון אירוע יום עיון מוצלח:
בחירת מיקום – גם אם משרדי הארגון שלכם כוללים אולם הרצאות ו/או חדרי ישיבות מרווחים, את האווירה הרצויה לה העובדים שלכם זקוקים, תשיגו באמצעות שינוי לוקיישן ויציאה מסביבת העבודה היום יומית המוכרת. ישנם כיום מגוון של מתחמי אירוח ייעודיים לעסקים ולארגונים המציעים חללים מעוצבים הניתנים למיתוג ולהתאמה אישית עם תנאי אירוח מפנקים, ומומלץ לבחור במקום כזה, במרחק גאוגרפי סביר ובתנאי שזה מספק תנאי נוחות ונגישות, דוגמת חנייה, פרטיות, חלל בגודל מותאם לכמות המשתתפים ואלמנטים נדרשים נוספים בהתאם לצרכים המקצועיים שלכם. אחד הלוקיישנים המעניינים שנוכל להציע הוא אצטדיון סמי עופר המהווה מקום ליום עיון מושלם באווירה יוקרתית שוברת שגרה עם כל התנאים הנלווים בהתאמה אישית, לוקיישן שהעובדים ודאי יהיו מופתעים ושמחים להגיע אליו.
מלבד חוויית האירוח השונה, באמצעות היציאה מחוץ לכותלי המשרד, תוכלו להבטיח ששום עובד מסור או מנהל לא יקרא לדגל בשל בלת"מ או ינצל את ההפסקות לצורך התעדכנות, מטלות יום יומיות, וכל מה שיוצר לעתים את הקושי שבניתוק המוחלט. לוקיישן מעניין יעניק לכם עניין מלא באירוע.
תכנון מבנה היום – יום עיון נמשך לרוב סדר גודל של 6-8 שעות, כאשר הוא מבוסס נושא ומטרה. על מנת להפוך את האירוע לאפקטיבי ולהבטיח שיתוף פעולה של העובדים לאורך היום כולו, חשוב לחלק את הלו"ז למקצים ולהגדיר זמן ומאפיינים לכל מקצה. מומלץ לשלב בין זמן המוקדש לתקשורת בלתי אמצעית ולגיבוש, זמן למידה פאסיבית וזמן ללמידה אינטראקטיבית וליישום והטמעה. כך למשל יכול להיראות מבנה אופטימלי של אירוע יום עיון לדוגמא:
- זמן התכנסות ושיח חופשי.
- קבלת פנים, הצגת תכנית האירוע ולוח הזמנים הצפוי.
- למידה פאסיבית: הרצאות, הדרכות ותכנים המועברים לעובדים.
- ארוחת צוהריים.
- למידה אינטראקטיבית: דיון פתוח, עבודה בקבוצות ומשחקים.
- סיכום ושיח פתוח לקבלת משוב ושיתוף בחוויות.
בשלב התכנון וקביעת לוחות הזמנים חשוב לקחת בחשבון זמני הגעה ולקבוע מועד התכנסות נוח שלא ייצר לחצים ואיחורים, וגם לכלול טווחי ביטחון ועיכובים לכל סשן.
תוכן – ההחלטה על הפוגה משגרת העבודה וניוד העובדים למתחם אירוח מפנק אינם המהות כי אם התשתית, ואלו אף מעוררים את הציפיות ליום שיכלול תוכן מעולה ובעל ערך. חשוב לבחור וליצור תוכן שתואם את מטרת המפגש, אולם כדאי לא פחות "לתבל" את התוכן ולהנגיש אותו באופן מרענן, מעניין ומושך. כך למשל, ניתן ליצור ימי עיון שעיקרם העשרה ומיומנויות אישיות ובמקרים בהם נדרש להעביר תוכן מקצועי גרידא, חשוב להקדיש ולו חלק קטן מהיום לתוכן נוסף ובעל ערך שמספק העשרה.
קייטרינג – כל חוויה חיובית הולכת בד בבד עם קיבה מלאה ובסופו של דבר עיקר התמונות והזיכרונות מהאירוע יהיו מהפינוקים הנוספים והארוחה הנלווית. כבר עם קבלת הפנים יש לדאוג לפינת קפה נוחה, הכוללת שתיה קלה, מבחר סוגי קפה ותה, מאפים ונשנושי בוקר. את ארוחת הצהריים יש לשלב בהתאם לסדר היום במתחם הלימוד עצמו באמצעות מגשי אירוח, מזנון או לחילופין במסעדה / חדר האוכל שמספק מקום האירוח. הקפידו על מגוון אפשרויות ומנות כולל מענה לצמחוניים, אלרגניים ולמגבלות אחרות, וכמובן כשרות ברמה מתאימה שתתן מענה לכל מגזר ומנהג. שיהיה בהצלחה!
קרדיט תמונה FREEPIK
